Jak rozliczać firmowe wydatki na reklamę?

Jak rozliczać firmowe wydatki na reklamę?

W obecnych czasach prowadzenie biznesu bez inwestowania w reklamę wydaje się niemal niemożliwe. Firmy, niezależnie od wielkości, regularnie wydają środki na promowanie swoich produktów i usług. Jednak nie każdy przedsiębiorca wie, jak właściwie ująć te wydatki w księgowości, by były zgodne z przepisami i jednocześnie optymalne podatkowo. W tym artykule przyjrzymy się temu, jak rozliczać firmowe wydatki na reklamę, unikając błędów i zwiększając zrozumienie dla tematu.

Jak rozliczać firmowe wydatki na reklamę?

Dla wielu firm reklama to filar, na którym budowana jest rozpoznawalność marki i wzrost sprzedaży. Jednak z punktu widzenia księgowości, nie każde działanie reklamowe zostanie w pełni uznane jako koszt uzyskania przychodu. Dlatego tak ważne jest, by wiedzieć, które działania możemy rozliczyć oraz w jaki sposób to zrobić poprawnie.

• Zgodnie z przepisami podatkowymi, kosztami uzyskania przychodu są wydatki poniesione w celu osiągnięcia, zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodu.
• Reklama, która spełnia ten warunek, może zostać ujęta w księgowości jako koszt podatkowy.
• Warunkiem uznania danego wydatku za reklamowy jest możliwość jego udokumentowania – musi istnieć faktura lub umowa zawarta z wykonawcą reklamy.

Wydatków na reklamę nie należy jednak mylić z reprezentacją. Reprezentacja (np. drogie upominki czy sponsoring wydarzeń) nie zawsze da się rozliczyć w ten sam sposób, a czasem w ogóle nie podlega odliczeniu.

Rodzaje wydatków reklamowych i sposób ich ujmowania

Jak rozliczać firmowe wydatki na reklamę w codziennej praktyce zależy od formy reklamy, z której korzysta przedsiębiorstwo. Do najczęstszych form reklamy zaliczamy:

• Reklamę internetową (Google Ads, media społecznościowe, banery, influencerzy)
• Reklamę tradycyjną (ulotki, plakaty, spoty radiowe, telewizyjne, bilbordy)
• Udział w targach branżowych i promocja poprzez gadżety reklamowe

Każda z tych form powinna być odpowiednio udokumentowana. Przykładowo, zakup kampanii reklamowej w internecie potwierdzamy fakturą za usługę. Wydrukowane ulotki powinny mieć pokrycie w dokumentach z drukarni. Istotne jest także, aby wydatki były prowadzone w sposób systematyczny, najlepiej w oparciu o regularnie aktualizowany budżet marketingowy.

Jak rozliczać firmowe wydatki na reklamę w formie online?

Z roku na rok firmy coraz częściej przenoszą swoje działania promocyjne do sieci. Digital marketing ma tę przewagę, że jego skuteczność można mierzyć niemal na bieżąco. Reklama online może obejmować zarówno kampanie reklamowe w wyszukiwarkach internetowych, jak i działania na platformach społecznościowych.

Aby prawidłowo ująć te wydatki w księgowości, należy:

• Zadbać o umowy lub regulaminy współpracy z daną platformą reklamową
• Archiwizować faktury z dokładnym opisem, jaki typ usługi został zamówiony (np. kampania Facebook Ads, Google Ads)
• Upewnić się, że wydatek ma bezpośredni związek z działalnością firmy i przyczynia się do uzyskania przychodu

Warto wspomnieć, że wydatki cyfrowe mogą zawierać komponenty w różnych walutach, co wymaga przeliczenia ich na złote zgodnie z kursem NBP z dnia poprzedzającego transakcję. To drobny, ale ważny szczegół, nad którym wiele firm niepotrzebnie się potyka.

Dokumentacja reklam internetowych – na co zwrócić uwagę?

Oprócz faktury ważne jest, by zachować również szczegóły dotyczące kampanii, zleconych materiałów graficznych, treści oraz raportów skuteczności. Dzięki temu w razie kontroli księgowej lub podatkowej będziemy mogli precyzyjnie wykazać, że wydatek był uzasadniony biznesowo.

SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI

Jak rozliczać firmowe wydatki na reklamę w kontekście reprezentacji?

Bardzo ważne jest odróżnienie, co jeszcze możemy nazwać reklamą, a co już reprezentacją. Ta granica bywa płynna. Na przykład zakup drobnych upominków firmowych (długopisy, notatniki z logo firmy) może być uznany za wydatek reklamowy. Ale już luksusowe prezenty dla kontrahentów mogą zostać potraktowane jako wydatki na reprezentację, których nie da się odliczyć od podatku.

Dlatego przy sporządzaniu budżetu na promocję warto przeanalizować planowane działania pod kątem podatkowym, najlepiej z pomocą doświadczonych specjalistów. Unikniemy w ten sposób niepotrzebnych kosztów i ewentualnych korekt w rozliczeniach rocznych.

Granica między reklamą a reprezentacją – praktyczne podejście

Choć przepisy nie zawsze jasno definiują granice pomiędzy reklamą a reprezentacją, można przyjąć pewne praktyczne kryteria. Reklama to masowe działanie, skierowane do ogółu odbiorców i mające na celu przyciągnięcie nowych klientów. Reprezentacja to działanie indywidualne, mające na celu budowanie relacji. Jeśli działanie ma charakter masowy (np. mailing z ofertą), traktujemy je jako reklamę. Jeśli jest skierowane tylko do wybranych partnerów – może to budzić wątpliwości podatkowe.

Jak rozliczać firmowe wydatki na reklamę zgodnie z przepisami?

Podstawą prawidłowego rozliczenia jest zgodność z przepisami Ustawy o podatku dochodowym oraz dobrą praktyką księgową. Regularna kontrola budżetu marketingowego, gromadzenie dowodów księgowych i współpraca z działem księgowości to główne filary bezpiecznego działania.

Pamiętaj, by:

• Oszczędzać dowody zakupu (faktury, umowy, raporty kampanii)
• Nie ponosić wydatków reklamowych bez wcześniejszej konsultacji z księgowym
• Wyprzedzać działania drogą uzasadnienia biznesowego w dokumentacji

W razie wątpliwości, jakie koszty można zaliczyć do reklamy, warto poszukać informacji u sprawdzonych źródeł lub skonsultować się ze specjalistą. Zbyt często firmy popełniają błędy wynikające z nieprecyzyjnych informacji znalezionych w internecie.

Podsumowanie – co warto zapamiętać?

Rozliczanie wydatków na reklamę to coś więcej niż tylko zaksięgowanie faktury. To umiejętność strategicznego podejścia do inwestycji marketingowych i świadomość ich wpływu na finanse firmy. Warto znać różnice między rodzajem działań promocyjnych i upewnić się, że są one dobrze udokumentowane i zgodne z przepisami.

Pamiętaj, że rozumienie, jak rozliczać firmowe wydatki na reklamę, ma bezpośredni wpływ na Twoje obciążenia podatkowe i ostateczny wynik finansowy firmy. Warto poświęcić temu tematowi odpowiednią uwagę, żeby każda złotówka wydana na reklamę pracowała nie tylko na wzrost marki, ale też nie generowała niepotrzebnego ryzyka księgowego.