Jakie dokumenty trzeba przechowywać w firmie i jak długo?
Prowadzenie działalności gospodarczej to fascynująca podróż, ale również wyzwanie obarczone wieloma obowiązkami, z których jednym z ważniejszych jest dbałość o dokumentację firmową. Wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy, że nieprawidłowe przechowywanie dokumentów może skutkować poważnymi konsekwencjami – zarówno prawnymi, jak i finansowymi. Z tego powodu warto wiedzieć, jakie dokumenty trzeba przechowywać w firmie i jak długo, by mieć spokojny sen i pełną kontrolę nad firmowym archiwum.
Jakie dokumenty trzeba przechowywać w firmie i jak długo?
W Polsce wszystkie firmy zobowiązane są do przechowywania określonych rodzajów dokumentów przez wskazany czas. Wymogi te regulują różne ustawy, takie jak Ordynacja podatkowa, Kodeks pracy, czy ustawa o rachunkowości. Aby uniknąć kar lub stresu podczas kontroli, warto poznać szczegółowe wymagania dotyczące poszczególnych kategorii dokumentów.
Obowiązkowa dokumentacja podatkowa
Dokumenty podatkowe są podstawą rozliczeń z urzędem skarbowym. Obowiązuje tu zasada pięcioletniego okresu przechowywania, liczonego od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W praktyce oznacza to, że faktury, deklaracje VAT, JPK, ewidencje sprzedaży i zakupu powinny być dostępne w firmie przez minimum 5 lat.
Dobrym pomysłem jest także przygotowanie kopii zapasowych w formie cyfrowej – obecne rozwiązania technologiczne pozwalają przechowywać dokumenty w bezpiecznych systemach chmurowych, eliminując ryzyko ich utraty.
Dokumenty księgowe i finansowe
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, firmy muszą przechowywać księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe przez minimum 5 lat. To samo dotyczy dowodów księgowych, takich jak paragony, faktury kosztowe, noty księgowe czy potwierdzenia przelewów.
Nieco dłużej – bo 10 lat – należy przechowywać sprawozdania finansowe zatwierdzone przez zarząd, a niektóre podmioty, np. instytucje sektora finansowego, muszą zachować określone dokumenty nawet przez 50 lat. Szczegóły tych obowiązków warto znać, szczególnie jeśli firma korzysta z technologii wspierających automatyzację księgowości.
Jakie dokumenty trzeba przechowywać w firmie i jak długo?
Wiedza o tym, jakie dokumenty trzeba przechowywać w firmie i jak długo, to jedno – równie istotne jest zorganizowanie efektywnego systemu ich przechowywania. Niezależnie od tego, czy Twoja firma działa w branży handlowej, usługowej czy produkcyjnej, posiadanie kompletnej historycznej dokumentacji pomaga zachować kontrolę, przyspiesza procesy kontrolne i chroni przed nieprzyjemnymi sytuacjami prawnymi.
Dokumenty kadrowe i płacowe – okres przechowywania
W przypadku dokumentów związanych z zatrudnieniem pracowników, obowiązują szczególnie długie terminy. Akta osobowe oraz dokumentacja płacowa muszą być przechowywane przez 10 lub 50 lat, w zależności od daty nawiązania stosunku pracy. Dla zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku, możliwe jest skrócenie okresu do 10 lat, jeśli przekazuje się informacje do ZUS w formie elektronicznej (raporty ZUS RIA).
Warto przy tym wziąć pod uwagę, że dokumenty kadrowe zawierają dane osobowe, dlatego ich przechowywanie powinno odbywać się zgodnie z przepisami RODO i wymogami bezpieczeństwa – to znacznie więcej niż tylko segregator na regale biurowym.
Jakie dokumenty trzeba przechowywać w firmie i jak długo?
Choć obowiązki dokumentacyjne mogą wydawać się skomplikowane, wprowadzenie prostych zasad może znacznie ułatwić prowadzenie firmy. Przechowując dokumenty, warto korzystać z elektronicznych narzędzi, które umożliwiają ich bezpieczną archiwizację. W niektórych przypadkach wystarczą zeskanowane wersje dokumentów, pod warunkiem, że spełniają one wymogi e-faktury lub tzw. „kwalifikowanej kopii”.
Właściciele i menedżerowie firm mogą zdecydować się na outsourcing tego obowiązku, powierzając archiwizację i zarządzanie dokumentami wyspecjalizowanym biurom rachunkowym – to nie tylko oszczędność czasu, ale też wyeliminowanie ryzyka błędów.
SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMICo trzeba wiedzieć o dokumentach związanych z kontrolą urzędową?
Kontrole podatkowe i skarbowe mogą odbywać się nawet kilka lat po zakończeniu roku podatkowego. Jeśli nie posiadasz kompletnych dokumentów, trudno będzie udowodnić prawidłowość działań księgowych. Dlatego odpowiedź na pytanie „jakie dokumenty trzeba przechowywać w firmie i jak długo?” zyskuje praktyczne znaczenie – to właśnie od Twojej dokładności zależy wynik potencjalnych kontroli.
Co więcej, niektóre dokumenty – jak np. rejestr VAT, ewidencja środków trwałych czy umowy cywilnoprawne – stanowią istotne źródło informacji dla analizy finansowej i planowania rozwoju biznesu. Śmiało można uznać je za firmową „czarną skrzynkę”, która pomaga odtworzyć historię zdarzeń gospodarczych nawet po wielu latach.
Jakie dokumenty trzeba przechowywać w firmie i jak długo?
Nie sposób przecenić roli prawidłowej dokumentacji w prowadzeniu firmy. Kluczem do sukcesu jest systematyczność, znajomość przepisów i umiejętność korzystania z dostępnych narzędzi cyfrowych. Dzięki temu można nie tylko spełnić obowiązki ustawowe, ale również zyskać przewagę konkurencyjną, działając efektywniej i pewniej.
Znajomość odpowiedzi na pytanie jakie dokumenty trzeba przechowywać w firmie i jak długo to obowiązkowy element wiedzy każdego właściciela firmy – bez względu na jej skalę czy branżę. Dobrze zorganizowane archiwum to nie tylko formalność, ale ważny element strategii zarządzania ryzykiem i podstawowy filar transparentnego zarządzania firmą.