Czym są OKR-y i jak je wdrożyć?

Czym są OKR-y i jak je wdrożyć?. OKR-y, czyli Objectives and Key Results, to metoda wyznaczania celów, która zyskała popularność w Dolinie Krzemowej, a dziś wchodzi przebojem do biur, także tych zajmujących się finansami. Wprowadzenie tej metody do świata księgowości wcale nie jest utopią – to droga do większego porządku i efektywności.

Czym są OKR-y i jak je wdrożyć w procesach księgowych?

OKR to system zarządzania, który opiera się na dwóch elementach: Cele (Objectives) – czyli to, co chcemy osiągnąć – oraz Kluczowe Wyniki (Key Results), czyli mierzalne efekty, które muszą zostać osiągnięte, aby zaliczyć realizację danego celu.

W praktyce dla biura księgowego może to oznaczać wyznaczenie celu typu: „Poprawić jakość raportowania finansowego dla klientów”, a jako kluczowe wyniki można wskazać:

• Skrócenie średniego czasu przygotowania raportu o 20%.
• Obniżenie liczby błędów w raportach do mniej niż 1 na kwartał.
• Wprowadzenie nowego szablonu raportu finansowego dla wszystkich klientów.

OKR-y działają najlepiej, gdy są transparentne, ambitne i połączone z codziennymi zadaniami. W praktyce ich wdrożenie może być wspierane przez rozwiązania, które automatyzują raportowanie, obieg dokumentów czy bieżące monitorowanie postępów zespołu.

Dlaczego księgowość zyska na wdrożeniu OKR-ów?

W świecie księgowości panuje duża rutyna – zadania powtarzające się każdego miesiąca mogą przytłaczać. OKR-y pomagają pracownikom uzyskać poczucie celu w tym, co robią. Robią to poprzez pokazanie, jak ich działania wpływają na ogólne funkcjonowanie firmy lub obsługiwanych klientów.

Przy wdrożeniu OKR-ów warto pamiętać, by cele nie były zbyt ogólne. Zamiast „poprawić jakość obsługi klienta”, lepiej powiedzieć: „Stworzyć system powiadomień o terminach podatkowych dla klientów.” Takie podejście ułatwia śledzenie postępów i daje bardziej namacalne rezultaty.

Czym są OKR-y i jak je wdrożyć przy wsparciu technologii?

Nowoczesne technologie mogą znacznie ułatwić wdrożenie systemu OKR. Nie chodzi tu tylko o skomplikowane aplikacje – czasem wystarczy dobrze skonfigurowany arkusz kalkulacyjny lub prosty program do zadań. Ale gdy chcesz iść o krok dalej, warto sięgnąć po technologie wspierające planowanie, komunikację i analizę danych w czasie rzeczywistym.

Dobrze wdrożone narzędzie nie tylko śledzi postępy, ale również przypomina o ustalonych działaniach i pozwala oceniać efektywność zespołu. W firmie księgowej może to oznaczać lepszą organizację zadań miesięcznego zamknięcia, planowania budżetu czy przygotowania do audytu.

Najważniejsze etapy wdrożenia OKR-ów w księgowości

• Etap 1: Edukacja zespołu – zanim wprowadzisz OKR-y, warto przeszkolić pracowników w zakresie ich funkcji i korzyści.
• Etap 2: Wyznaczenie celów zgodnych z misją biura lub działu – cele powinny być ambitne, ale realistyczne.
• Etap 3: Określenie mierzalnych wyników – konkretne liczby będą Twoim wskaźnikiem sukcesu.
• Etap 4: Regularne spotkania kontrolne – raz w tygodniu lub miesiącu warto sprawdzić, czy zespół idzie we właściwym kierunku.

Dużą pomocą we wdrażaniu OKR-ów może być dostęp do przykładów dobrych praktyk z innych firm lub branż. Dzięki temu można się zainspirować i dopasować podejście do specyfiki księgowości.

SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI

Czym są OKR-y i jak je wdrożyć z uwzględnieniem celów firmy?

OKR-y są skuteczne tylko wtedy, gdy są zgodne z celami nadrzędnymi firmy. To znaczy, że biuro rachunkowe czy dział finansów nie powinien wyznaczać sobie celów w oderwaniu od reszty organizacji. Przykład? Jeśli firma planuje cyfryzację, księgowość może postawić sobie cel „Wdrożyć elektroniczny obieg faktur dla wszystkich klientów do końca roku”.

Taki cel wpisuje się w globalną strategię firmy, ale pozostaje w pełni mierzalny i jasny dla pracowników działu księgowości.

Czym są OKR-y i jak je wdrożyć bez obciążania zespołu?

Wielu liderów obawia się, że nowe podejście może przynieść więcej stresu niż korzyści. Kluczem jest prostota – nie warto wyznaczać więcej niż 3 główne cele w jednym cyklu OKR (najczęściej kwartał). Przy każdym celu najlepiej dodać nie więcej niż 3-5 kluczowych wyników.

Dzięki takiemu podejściu OKR-y nie przytłaczają zespołu – wręcz przeciwnie, pomagają utrzymać ostrość działania. Najlepiej zacząć od testowego wdrożenia tylko w jednym zespole lub dziale, a później analizować szczegóły i przenosić dobre praktyki na pozostałych pracowników.

Czym są OKR-y i jak je wdrożyć w długofalowej strategii?

Wdrożenie OKR-ów to nie jednorazowa akcja – powinno towarzyszyć zmianie kultury organizacyjnej. Stałe powroty do celów, ich modyfikacja, analizowanie skuteczności to niezbędne elementy długoterminowej strategii.

Dobrze zaprojektowane OKR-y mogą przynieść w księgowości coś więcej niż tylko lepsze liczby. Mogą ułatwić komunikację, uporządkować strukturę obowiązków i zwiększyć zachowanie dotyczące odpowiedzialności. A przede wszystkim – pomagają dostosować działania do zmieniających się warunków rynkowych.

Podsumowanie

OKR-y nie są trudne ani zarezerwowane wyłącznie dla działów technologii czy marketingu. W świecie księgowości mogą być jak latarnia morska – pomagają zespołowi trzymać kurs nawet przy wielu rozproszeniach. Nie trzeba od razu wszystkiego planować od zera – warto zacząć od prostych celów i stopniowo rozwijać tę metodę współpracy i zarządzania.

Jeżeli zastanawiasz się, jak praktycznie rozpocząć, warto zacząć od analizy obecnych procesów i rozmowy z zespołem. OKR-y to nie narzędzie do kontroli, ale do wspólnego rozwoju. To właśnie kluczem jest w pytaniu: czym są OKR-y i jak je wdrożyć z sukcesem.