Rzetelna księgowość

Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej i podatków

Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej i podatków – co warto wiedzieć w 2024 roku

Zmiany w prawie podatkowym i regulacjach pracy zdalnej od 2023 roku odbiły się szerokim echem wśród przedsiębiorców, księgowych i pracowników wykonujących swoje obowiązki poza siedzibą firmy. Nie tylko wprowadzają one nowe obowiązki dla pracodawców, ale też oferują nowe możliwości rozliczenia kosztów, które wcześniej były trudne do zaksięgowania. W tym artykule omawiamy, jak nowe przepisy wpływają na praktykę księgową i rozliczenia podatkowe.

Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej i podatków – przegląd kluczowych zmian

Rok 2023 przyniósł bardzo konkretną zmianę: do Kodeksu pracy wprowadzono nowelizację obejmującą definicję i zasady pracy zdalnej. To oznacza, że już nie tylko umowna czy incydentalna praca wykonywana poza biurem, ale także ta regularna, została określona konkretnymi przepisami.

Najważniejsze zmiany obejmują:

  • konieczność określenia zasad pracy zdalnej w regulaminie lub porozumieniu z pracownikiem,
  • obowiązek zapewnienia narzędzi i materiałów przez pracodawcę,
  • prawo do zwrotu kosztów energii elektrycznej czy internetu,
  • możliwość odliczenia określonych kosztów w rozliczeniach PIT lub CIT.

Z punktu widzenia podatków, oznacza to pojawienie się nowych pozycji kosztów uzyskania przychodu, które wcześniej były trudne do ujęcia w księgach lub budziły wątpliwości interpretacyjne. Teraz dzięki jasnym zasadom wiele wydatków można ująć w ewidencji bez obaw o negatywne konsekwencje podczas kontroli skarbowej.

Rozliczenie pracy zdalnej – co księgowy powinien wiedzieć?

Wraz z wejściem w życie nowych regulacji, księgowi muszą dostosować swoje procedury do wymagań raportowania i kontroli kosztów wynikających z pracy zdalnej. Kluczowe jest przygotowanie odpowiednich dokumentów wewnętrznych – takich jak wnioski o pracę zdalną, ewidencja czasu pracy czy rozliczenie kosztów mediów – które będą potwierdzeniem poniesionych wydatków zarówno dla urzędu skarbowego, jak i dla firmy.

Dzięki wzorcowym dokumentom i nowym technologiom praca księgowego może być łatwiejsza, a błędy w rozliczeniach mniej prawdopodobne. To również dobra okazja, by zautomatyzować część procesów księgowych i wykorzystać rozwiązania wspierające rozliczenia online.

Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej i podatków a obowiązki pracodawcy

Nowe wytyczne nakładają na pracodawcę sporo dodatkowych zadań. Musi on nie tylko sformalizować sposób wykonywania pracy zdalnej – również grubość kabli do ładowarek czy stanu krzeseł zaczyna mieć znaczenie – ale także sporadyczne kontrole warunków pracy, co może oznaczać konieczność wizyty u pracownika lub stosowania zdalnych środków sprawdzających bezpieczeństwo i ergonomię.

Warto przygotować instrukcje BHP do pracy zdalnej, informować o zagrożeniach oraz zapewnić konsultacje z inspektorem w razie wątpliwości. Za niedopełnienie tych obowiązków grożą sankcje, więc lepiej zawczasu wdrożyć odpowiednie procedury.

Nowe przepisy podatkowe – co można odliczyć?

Jednym z ważniejszych tematów związanych z nowymi regulacjami są kwestie rozliczeń podatkowych. Wiele firm pyta, co właściwie można zaliczyć do kosztów. Lista jest dość szeroka, ale najczęściej odliczane są:

  • rachunki za prąd i internet,
  • część czynszu lub amortyzacji mieszkania, jeśli pełni funkcję biura,
  • zakup biurka, krzesła, monitora czy innych narzędzi niezbędnych do pracy zdalnej,
  • wydatki na oprogramowanie wspierające komunikację i zarządzanie zadaniami.

Warto pamiętać, że nowe przepisy przewidują także zwolnienia dla pracownika z przychodu z tytułu pokrycia przez pracodawcę niektórych kosztów pracy zdalnej, co jest korzystne podatkowo dla obu stron. Takie rozliczenia wymagają jednak dokładnej znajomości zasad i konsekwentnego ich stosowania.

Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej i podatków a planowanie podatkowe

Dla wielu przedsiębiorców zmiana przepisów jest impulsem do przemyślenia swojego podejścia do optymalizacji podatkowej. Ustalenie jasnych granic między wydatkami firmowymi a prywatnymi staje się kluczowe, szczególnie w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, gdzie granica ta bywa płynna.

Dobrze przygotowany system pracy zdalnej – połączony z odpowiednio prowadzoną księgowością – może znaczącą obniżyć zobowiązania podatkowe bez ryzyka nieścisłości. To również szansa na wprowadzenie nowoczesnych standardów organizacji pracy, które przynoszą korzyści długoterminowe.

Najczęstsze błędy i jak ich unikać

Niekiedy najbardziej oczywiste czynności księgowe okazują się pułapką. Najczęstsze błędy to brak dokumentacji rozliczeniowej, nieuwzględnianie obowiązku informacyjnego wobec pracowników, a także nieprawidłowe księgowanie wydatków mieszanych. Odpowiednie szkolenia i współpraca z doświadczoną księgową pomagają uniknąć kłopotów.

SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI

Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej i podatków – podsumowanie korzyści

Patrząc na nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej i podatków przez pryzmat codziennej praktyki księgowej, można powiedzieć jedno – dobrze przygotowana firma ma szansę odnieść konkretne korzyści. Regulacje nie tylko porządkują obowiązki obu stron stosunku pracy, ale też otwierają drzwi do nowych interpretacji podatkowych.

Oczywiście, każda zmiana wymaga czasu na wdrożenie. Ale im wcześniej firma się dostosuje i podejmie działania proaktywne – tym większe zyska bezpieczeństwo i przewagę konkurencyjną. Praca zdalna to już nie przywilej, to normalność – a wraz z nią pojawiają się nowe ścieżki rozwoju, które warto dokładnie przeanalizować i dostosować do własnej działalności.

Sprawdź także inne nasze artykuły:

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *