Co zmieniło się w E-faktura od nowego roku? To pytanie zadaje sobie teraz wielu przedsiębiorców i księgowych. Od 2024 roku Polska dołącza do grona państw, które wprowadzają obowiązek centralnego systemu wystawiania faktur elektronicznych – KSeF. Choć samo pojęcie e-faktury nie jest nowe, zmiany, które weszły w życie wraz z początkiem roku, całkowicie zmieniają sposób wystawiania i przesyłania dokumentów sprzedażowych.
Dotychczas przedsiębiorcy wysyłali faktury elektroniczne bezpośrednio do kontrahenta w różnej formie – PDF, skan czy poprzez systemy ERP. Od teraz obowiązkowo należy je generować i przesyłać przez Krajowy System e-Faktur (KSeF), co wprowadza jednolity format i kontrolę administracyjną w czasie niemal rzeczywistym.
Co zmieniło się w E-faktura od nowego roku? – nowe obowiązki dla przedsiębiorcy
Największą zmianą w e-fakturach od nowego roku jest wprowadzenie obowiązkowego systemu KSeF. Dla wielu firm oznacza to konieczność przeprojektowania swojego procesu dokumentacji sprzedaży, a także dostosowanie narzędzi informatycznych do wymogów systemu.
- Konieczność rejestrowania faktur wyłącznie przez KSeF
- Brak możliwości przesyłania faktur bezpośrednio do klienta drogą mailową
- Obowiązek stosowania zdefiniowanego formatu XML
- Możliwość bieżącego monitorowania dokumentów przez Urząd Skarbowy
O ile małe firmy mogą skorzystać z darmowego interfejsu webowego, większe podmioty już teraz inwestują w nowoczesne rozwiązania technologiczne, które pozwolą zintegrować system KSeF z wewnętrznym oprogramowaniem księgowym.
Co zmieniło się w przetwarzaniu danych na e-fakturze od stycznia 2024?
Wraz z uruchomieniem obowiązkowego systemu KSeF, każda wystawiona faktura musi być zgodna z nowym układem danych, czyli tzw. strukturą FA(2). Dokument zawiera identyczne informacje jak poprzednie wersje faktur, ale są one teraz zapisywane w bardziej rygorystycznym, sformalizowanym formacie.
Co ciekawe, faktura nie zostanie uznana za ważną, dopóki nie zostanie zarejestrowana i zatwierdzona w systemie KSeF. Numer nadany przez KSeF staje się oficjalnym numerem dokumentu i to on jest wymagany przy kontrolach podatkowych czy w relacjach B2B.
Co zmieniło się w E-faktura od nowego roku? a dostęp do dokumentów
Nowością, na którą wielu przedsiębiorców zwraca uwagę, jest sposób przekazywania i odbierania faktur. Od 2024 roku przedsiębiorca nie przesyła dokumentu kontrahentowi – system robi to automatycznie po wystawieniu. Odbiorca otrzymuje dokument bezpośrednio w ramach swojego konta KSeF, co rodzi pytania o dostęp do faktur przez różne działy w firmie (np. księgowość, sprzedaż, zarząd).
Firmy, które zdecydowały się na wsparcie zewnętrzne, zauważają w tym miejscu olbrzymią różnicę – dobre rozwiązania technologiczne już dziś pomagają zautomatyzować cały obieg faktur i zapewnić dostęp odpowiednim osobom bez ryzyka przekroczenia uprawnień.
Jak uproszczenia w e-fakturach wpływają na codzienność biznesu?
Co zmieniło się w E-faktura od nowego roku? Przede wszystkim kontrola – zarówno wewnętrzna jak i zewnętrzna. Ale nie wszystko jest gorsze – jednolity format ułatwia archiwizację, przyspiesza obsługę i zmniejsza ryzyko błędów formalnych, a także pomaga w odbieraniu płatności. To również krok w stronę cyfryzacji i automatyzacji, który z czasem może przynieść realne oszczędności.
Dzięki integracji z systemami ERP e-faktura staje się nowoczesnym narzędziem, a nie tylko obowiązkiem podatkowym. Firmy, które chcą iść z duchem czasu, już dziś analizują potencjał nowych narzędzi w codziennym prowadzeniu księgowości.
SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMICo zmieniło się w E-faktura od nowego roku? – wpływ na systemy księgowe
Systemy księgowe muszą dziś działać szybciej, bezpieczniej i zgodnie z nowymi przepisami. Dostosowanie księgowości do wymogów KSeF to nie tylko sprawa dostawcy oprogramowania, ale też zmiana procesu pracy w wielu działach firmy.
To idealny moment, by uporządkować obieg dokumentów, wprowadzić automatyczne przetwarzanie i zintegrować dane z różnych źródeł. Na rynku pojawia się coraz więcej rozwiązań, które nie tylko wdrażają KSeF, ale przy okazji usprawniają całą księgowość.
Praktyczne korzyści z e-fakturowania według nowych zasad
Pomimo początkowego oporu, coraz więcej przedsiębiorców docenia realne korzyści z obsługi e-faktur przez KSeF. Poza zmniejszeniem ryzyka błędów procesy podatkowe stają się bardziej przewidywalne, a kontrola skarbowa – mniej stresująca. Podatnik ma pełny wgląd w historię faktur, a archiwizacja dokumentów odbywa się automatycznie w systemie.
Dzięki temu, osoby prowadzące działalność mogą skupić się na codziennym rozwoju biznesu, bez ciągłego stresu związanego z dokumentowaniem każdej sprzedaży czy usług.
Podsumowanie: Co zmieniło się w E-faktura od nowego roku?
Co zmieniło się w E-faktura od nowego roku? Przede wszystkim – wszystko. Przejście na centralny system KSeF to milowy krok w stronę cyfryzacji księgowości w Polsce. Choć początkowe wdrożenia mogą wydawać się skomplikowane, w dłuższej perspektywie oznaczają poprawę przejrzystości, bezpieczeństwa i efektywności w obiegu dokumentów.
Firmy, które już teraz inwestują w technologie i przemyślany proces cyfrowej archiwizacji, są o krok do przodu. Warto zatem nie tylko dostosować się do nowych przepisów, ale potraktować je jako szansę – nie kłopot.